Política de protección de datos

POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS

VERSIÓN 1.0

1. INTRODUCCIÓN

Esquisan S.A E.S.P empresa de servicios públicos en gestión integral de residuos, crea el presente documento para asegurar la protección de datos de nuestros trabajadores, clientes y proveedores, salvaguardando su derecho constitucional consagrado en el artículo 15 que establece que: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución. La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley. Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley”. La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los suscriptores, usuarios, clientes, empleados, proveedores y cualquier otra persona natural. El literal k) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables del tratamiento de datos personales a "adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos". El artículo 25 de la misma ley establece que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012. Que el Decreto 1377 de 2013, define la información que debe contener como mínimo las políticas de tratamiento de información.

2. DEFINICIONES

Las siguientes definiciones son un referente para entender el presente documento.

Tratamiento: Grupo de acciones de recolección, alistamiento, almacenamiento, uso, circulación y suspensión de base datos.

Datos Personales: Es información susceptible que nos identifica o nos puede hacer identificables.

Base de datos: Grupo de información susceptible que puede ser de identificación, laboral, patrimoniales, académicos, ideológicos, salud, características personales y físicas, vida y hábitos sexuales.

Titular: Persona natural que cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Autorización: Previo acuerdo mutuo entre el titular y responsable del tratamiento del manejo de datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o Jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Lista: Son categorías que organizan las base de datos de los titulares también denominados como trabajadores, clientes y proveedores.

3. PRINCIPIOS

Esquisan S.A E.S.P. discrimina los siguientes principios que le dan rigor y sentido ético a la política de protección de datos.

Legalidad: Nos regimos según el Art. 15 de C.N, y la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Finalidad: La base de datos tratada por Esquisan S.A E.S.P. serán utilizados para un propósito específico y explicito el cual debe ser informado al titular o permitido por la ley. El titular será informado de manera clara y suficiente, antes de ingresar en la base de datos de la compañía.

Libertad: El tratamiento de la base de datos podrá ser usada después de la autorización del titular.

Veracidad y calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia: El departamento de comunicaciones le otorgara el derecho al titular de obtener en cualquier momento y sin restricciones, la información del titular.

Acceso: El tratamiento de la base de datos solo se podrá hacer con la autorización del titular y/o por las personas previstas en la ley.

Seguridad: Esquisan S.A E.S.P. brinda al titular dentro de su gestión de tratamiento de base de datos el capital humano, tecnologías y la administración para un debido proceso, evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Confidencialidad: Los trabajadores que participan en el tratamiento de la base de datos de los titulares están en la obligación del buen uso de las mismas, en caso de no hacerlo será sancionado de acuerdo a lo estipulado en el Reglamento de Trabajo Art. 48 Lit. F

Para que este último principio sea estrictamente regido la presente política de protección de datos será divulgada con los trabajadores de la compañía.

4. TRATAMIENTO Y FINALIDADES

La información recolectada por nuestros canales de adquisición de datos tendrá los siguientes propósitos informativos.

4.1 DATOS PERSONALES EXTERNOS

Noticias ambientales. Informar a todos los titulares sobre actualidad en temas de educación socio ambiental.

Productos y servicios. Comunicar a los titulares de nuevas modalidades de negocio

PQRS. Abrir nuevos canales de información entre titulares, para que expresen abiertamente sus peticiones, quejas, reclamos y/o sugerencias.

Información institucional. Cambios o ajustes de gestión interna que envuelven la operación con el titular

Eventualidad. Información emergentes de Esquisan S.A E.S.P. serán comunicados a titulares internos y externos.

Transferencia interna. La información será distribuida dentro de tres áreas, comercial, contabilidad y comunicaciones, este último velará para que el proceso de transferencia no pase por alto los principios de la presente política.

Legal. Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales

Listas. Las bases de datos recolectadas serán registradas y debidamente clasificadas en una plataforma online, con acceso exclusivo del coordinador de comunicaciones.

Otras. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar la transformación cultural en sensibilización socio ambiental de Esquisan S.A E.S.P.

Cumplimiento de Obligaciones del servicio. Comunicación que involucre la gestión de la operación como prestadores de servicio y venta de productos.

Portafolio de productos y servicios. Cualquier cambio en el producto y/o servicio, o lanzamientos de los mismos.

Información operacional. Toda información que compete al titular y a la compañía acerca de la operación del servicio y/o producto.

Opción de salir de las listas. En todos los comunicados vía E-mail de la plataforma de Mailing, al final de los correos tendrán un botón que le permitirá al titular, salirse de la lista automáticamente.

Soporte web. Utilizar los distintos servicios a través de los sitios web de LA COMPAÑIA, incluyendo descargas de contenidos y formatos.

4.2 DATOS PERSONALES INTERNOS

Contratación. Los datos de procesos de vinculación y selección incluyendo, pruebas psicotécnicas, salud ocupacional, hojas de vida y prestaciones sociales, son de uso interno del departamento de recursos humanos, los cuales serán usados como criterio de selección en el proceso interno de contratación.

Información de recursos humanos. Tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, serán herramienta de gestión de recursos humanos para su debido proceso de los deberes empresariales.

Desarrollo del profesional. Libre acceso a la información de la compañía y su respectivo soporte para el desarrollo de su área.

Sensibilización empresarial. Comunicar cambios internos y externos dentro de la operación, campañas de responsabilidad socio ambiental, discursos empresariales bajo la línea de la política de Esquisan S.A E.S.P.

Gestión de la misión: Gestionar el objeto misional de la compañía en los niveles operacionales y de staff.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Los titulares podrán ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no ha sido autorizado.

Derecho a solicitar la prueba de la autorización de los datos. El titular puede solicitar una prueba de la autorización del uso de sus datos.

Ser informados por la compañía. El titular recibirá una solicitud previa respecto al uso de sus datos.

Reporte a la Superintendencia de Industria y Comercio. Las quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.

Salir de la base de datos de la compañía. El titular puede solicitar se excluido de la base de datos de la compañía vía Correo electrónico, teléfono o por nuestra website. El área de comunicaciones en cada comunicado de mailing tiene que brindar al titular un botón para revocar su autorización de manejo de datos automáticamente de la lista de la compañía.

(Nota: la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA COMPAÑIA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.)

Acceder de manera gratuita a los datos. El titular tiene acceso libre a sus datos que fueron objeto de tratamiento.

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular.
Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Por estipulación a favor de otro o para otro.

6. RECLAMOS.

Esquisan S.A. E.S.P. garantiza el derecho de reclamo, a las bases de datos para la corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicable.

El reclamo será tramitado bajo las siguientes reglas: Si el reclamo recibido no cuenta con información completa que permita darle trámite, esto es, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer, se requerirá al interesado dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Si por alguna circunstancia Esquisan S.A. E.S.P. recibe un reclamo que en realidad no debería ir dirigido contra él, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de tres (3) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos que mantiene la empresa una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a tres (3) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por la Empresa señalados en este documento, y contener, como mínimo, la siguiente información: 1) El nombre, domicilio del titular y medio de contacto para recibir la respuesta como teléfono, correo electrónico, dirección de residencia. 2) Los documentos que acrediten la identidad o la representación de su representante. 3) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos. 4) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

7. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DE LA INFORMACIÓN

Esquisan S.A E.S.P. dentro de su operación acobija la protección de base de datos y su debido proceso en el tratamiento, es deber de la compañía:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho de Hábeas Data.
Solicitar y conservar, copia de la autorización otorgada por el Titular.
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del Tratamiento de información.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.

8. RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE LOS TITULARES

9. INCUMPLIMIENTOS.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y, en general, de las políticas contenidas en este documento debe ser reportado a: coordinador.administrativo@esquisan.com.co

La empresa responsable del tratamiento del dato personal:

Razón social: ESQUISAN S.A. E.S.P.

Domicilio: Calle 23 G # 80B-86 - Bogotá D.C., Colombia.

NIT: 830.139.872-5

10. AVISO DE PRIVACIDAD.

Esquisan S.A. E.S.P., en lo sucesivo y a quien le sean cedidos los derechos, le informa que el aviso de privacidad de tratamiento de sus datos personales puede consultarlo en www.esquisan.com.co